Klanten

Het adresboek in jodiBooks bevat al je klanten en leveranciers. Hier kun je nieuwe klanten en leveranciers aanmaken, dubbele samenvoegen en meer informatie over een specifieke klant of leverancier vinden.

Particuliere en zakelijke klanten

Standaard staan in jodiBooks alleen particuliere klanten ingeschakeld. Standaard staan zakelijke klanten uit, omdat dit extra instellingen vraagt, die je misschien helemaal niet nodig hebt. Op een zakelijke factuur zijn namelijk bepaalde gegevens verplicht, zoals jouw ondernemingsnummer (in Nederland het KvK-nummer, in België het KBO-nummer), jouw btw-nummer en het adres van de klant. Als je zakelijke klanten hebt, moet je dus wat meer informatie invoeren in jodiBooks. Hoe je zakelijke klanten kunt aanzetten staat beschreven bij jodibooks Instellingen.

• Als je zakelijke klanten hebt ingeschakeld, kun je met jodiBooks facturen voor zakelijke klanten maken (Financiën module).
• Voor particuliere klanten kun je altijd inkomsten invoeren en eventueel ook PDF nota's maken als je dit inschakelt (Financiën module).

Aankomende afspraken en klanthistorie

In jodiBooks kun je per klant de aankomende afspraken zien. Zodra je een klant opent (aanklikt) tonen we de aankomende afspraken van die klant.

Ook kun je per klant de historie bekijken. Zodra je een klant opent (aanklikt) tonen we alle inkomsten die gekoppeld zijn aan deze klant en en alle agenda afspraken in het verleden voor deze klant. Zo kun je bijvoorbeeld terugkijken welke behandelingen je vorige keren gedaan hebt of welke producten deze klant vaak koopt.

Je kunt de historie aanklikken om meer details te zien. Als de historie een afspraak betreft, kun je naar de afspraak toe navigeren. Als de historie inkomsten betreft, kun je naar de inkomsten toe navigeren.

Klanten aanmaken

Ga via Beheer data naar het Adresboek. Het tabblad Klanten is nu geopend.

1. Klik rechtsonder op de + Klant knop om een nieuwe klant aan te maken.

   

2. Kies het soort klant (alleen mogelijk als zakelijke klanten geactiveerd is). Vul vervolgens de gegevens in. Bij particuliere klanten is de naam verplicht. Bij zakelijke klanten ook adres, postcode en plaats. Alle overige zijn optioneel, maar wel handig als je een keer een afspraak wilt verzetten of wilt bellen waar een klant blijft.

   

Verzekeringsgegevens

Heb je de optie Nota's met geboortedatum voor de verzekering aangezet in je instellingen, dan kun je meer gegevens invoeren:

• Geboortedatum
• Adres
• Relatienummer
• Zorgprofiel

3. Klik op aanmaken en de klant wordt toegevoegd aan je klantenlijst.

Klanten aanpassen

1. Klik op een klant in de lijst.

   

2. Klik op het aanpassen

   icoontje linksonder.

   

3. Pas de gegevens aan en klik op bijwerken.

   

Klanten verwijderen

1. Klik op een klant in de lijst.

   

2. Klik op het verwijderen

   icoontje linksonder.

   

3. Klik op 'verwijderen' om de klant te verwijderen. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!

   

Klant no-show wissen

Wanneer een klant gemarkeerd is als No-show, verschijnt er in het klant details scherm een melding. Is de klant inmiddels al weer lange tijd mooi op tijd voor alle afspraken? Dan kun je de markering weghalen door op "Wissen" te drukken.

Inkomsten toevoegen

Je kunt via het adresboek ook inkomsten invoeren.

1. Selecteer de betreffende klant in de lijst.

   

2. Klik op Inkomsten.

   

3. Voeg behandelingen, producten of regels toe.

   

4. Kies de betaalwijze

   

5. Pas eventueel de datum aan, voeg optioneel labels toe en sla de inkomsten op.

   

Klantnotitie met datum en bijlages toevoegen

Er zijn twee manieren om notities te maken.

• Het vrije invoerveld bij klantgegevens. Dit is handig om bijvoorbeeld allergieën te noteren.
• Notities met datum en (optioneel) bijlages. Dit is handig voor als je een foto wilt opslaan van een behandelresultaat, of een documentje zoals een orderbevestiging.

Notitie toevoegen

1. Selecteer de betreffende klant in de lijst.

   

2. Klik op Notitie.

   

3. Kies een datum en voer een omschrijving in.

   

4. Upload bijlages (optioneel)

   

5. Klik op aanmaken om de notitie aan te maken

Notitie aanpassen

1. Selecteer de betreffende klant in de lijst.

   

2. Ga naar Historie en klik op de notitie

   

3. Klik linksonder op het aanpassen

   icoontje linksonder.

   

4. Je kunt de datum en omschrijving aanpassen en bijlagen toevoegen of verwijderen

   

5. Klik op bijwerken om de wijzigingen toe te passen

Notitie verwijderen

1. Selecteer de betreffende klant in de lijst.

   

2. Ga naar Historie en klik op de notitie

   

3. Klik op het verwijderen

   icoontje linksonder.

   

4. Klik op 'verwijderen' om de notitie te verwijderen. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!

   

Klanten samenvoegen

Als je dubbele klanten in je klantenlijst hebt, kun je die samenvoegen. Samenvoegen betekent dat alle klanthistorie en aankomende afspraken worden samengevoegd.

1. Klik op een van de twee dubbele klanten.

   

2. Klik op het samenvoegen

   icoontje linksonder.

   

3. Kies met welke klant je wilt samenvoegen. Let op: Je kunt particuliere klanten alleen samenvoegen met particuliere klanten, en zakelijke alleen met zakelijke.

   

4. Kies vervolgens per veld wat je wilt wilt bewaren. Als er maar een optie was, dan kiest jodiBooks die automatisch voor je.

   

5. Klik op samenvoegen. De klantgegevens, aankomende afspraken en historie worden samengevoegd.

Alle mailadressen kopiëren

Je kunt alle mailadressen van al je klanten in één keer kopiëren.

1. Klik op de knop E-mailadressen met het icoon

   .

   

2. In het venster wat verschijnt, klik je op de knop met icoon

   om de mailadressen te kopiëren.

   

Zakelijke klanten activeren

Zie jodiBooks instellingen