Agenda afspraken

Afspraak toevoegen

Ga naar Agenda via het menu. Je kunt hier op drie manieren een afspraak toevoegen:

1. Klikken
2. Slepen
3. Plusknop

1. Klikken

Klik ergens op een lege plek in de agenda. Er zal nu een popup openen.

Standaard neemt jodiBooks aan dat je een klant-afspraak wilt plannen. Om een blokkade of extra openingstijd in te plannen, klik je onderin op de knop Afspraak . Hier kun je wisselen naar 'blokkade' of 'openingstijd' om je agenda op bepaalde momenten te sluiten of juist extra open te zetten.

Heb je medewerkers, dan kun je hier ook de medewerker aanpassen door onderin op de knop "Naam" te klikken. Standaard wordt de medewerker geselecteerd waarvan de agenda open staat.

2. Slepen

Je kunt ook een agendablokje "tekenen" door met je muis te slepen. De datum en tijd zijn nu al voor je ingevuld, maar de tijd van de afspraak wordt automatisch aangepast als je behandelingen toevoegt.

• klik op de juiste dag op de rij van de begintijd en houdt de linkermuisknop ingedrukt
• sleep de muis/cursor naar beneden totdat je de eindtijd bereikt hebt en laat de muisknop los

3. Plus knop

Er is ook nog een derde optie: een plus knop rechtsonder in beeld. Deze is vooral handig als je de agenda op een telefoon of tablet gebruikt.

Voorbeeld: Klantafspraak toevoegen

Bij afspraken met een klant vul je in welke klant het is (duh) en kies je de datum en tijd. De behandelingen en de omschrijving zijn optioneel.

Stap 1: Kies de klant

Als je al een klantenlijst hebt, kun je de klant uit een lijst kiezen.

• Het is ook mogelijk om te zoeken: typ daarvoor de naam van de klant.

  

• Bestaat een klant nog niet? Druk dan op Aanmaken.

Stap 2a: Behandelingen

Vervolgens kies je de behandelingen waarvoor de klant een afspraak wenst te maken.

• Klik op Behandeling om de behandelingen lijst te openen

• Blader naar de gewenste behandeling, of gebruik de zoekbalk om deze te zoeken. Kies dan de gewenste behandeling.

  

  

• Als je alle behandelingen gekozen hebt, druk je op 'Volgende' om naar de derde en laatste stap te gaan.

Behandeling toevoegen overslaan

Het kiezen van behandelingen mag worden overgeslagen, maar we raden je aan om dit niet over te slaan. Op basis van de gekozen behandelingen bepaald jodiBooks namelijk automatisch de duur van de afspraak.

Let op

Dit kan alleen als de klant een particulier of consument is, niet bij zakelijke klanten.

Stap 2b: Datum en tijd en (optioneel) een omschrijving.

Als je in stap 2a behandelingen gekozen hebt, is de eindtijd al aangepast voor je, zodat de afspraak lang genoeg is. (Meestal hoef je alleen de starttijd aan te passen.)

Je kunt op de datum klikken om deze aan te passen.

• Om je te helpen met oriënteren waar je zit, tonen we vandaag omcirkeld en de gekozen datum met een blauwe cirkel. Ook laten we je zien over hoeveel weken de afspraak is.

  

• Je kunt op twee manieren de tijd kiezen. Als je op het klokje klikt, krijg je een lijst met tijden per kwartier.

  

• Wil je een andere tijd, dan kun je de tijd ook altijd zelf intypen. Let dan wel op dat je altijd 4 cijfers moeten gebruiken, bijvoorbeeld "0820" voor 8 uur 20 in de ochtend.

  

Stap 3: omschrijving toevoegen

• Je kunt eventueel een omschrijving voor jezelf toevoegen. Dit is niet verplicht en kan vanalles zijn. Je klant krijgt deze omschrijving niet te zien, ook niet in een bevestiging of nota.

  

• Druk op Opslaan om de afspraak in te plannen.

Een bevestiging versturen

• Je krijgt na het opslaan van de afspraak de vraag of je een afspraakbevestiging wilt versturen. Dit kan alleen als de afspraak in de toekomst is en er een e-mailadres van de klant bekend is. Kies je "Ja", dan sturen wij deze mail: Bevestigings-e-mail naar klant. Kies je "Nee", dan sturen we geen mail naar je klant.

  

• Is er geen e-mailadres bekend, dan laten we je dit weten, zodat je weet dat je je klant op een andere manier moet inlichten.

  

Een blokkade aanmaken

Om je agenda te blokkeren, kies je in linksonderin voor 'Blokkade'. Vervolgens verandert het scherm in het scherm voor het aanmaken van blokkades.

• Kies het type afspraak. Standaard is hier 'Werkafspraak' geselecteerd. Je kunt dit veranderen naar 'privé afspraak' indien nodig.

  

Handig

Werkafspraken tellen mee voor je uren in de urengrafiek en op je boekhouder export.

• Vervolgens kies je de datum en tijd waarop je jouw agenda "dicht zet".

  

  • Het is ook mogelijk om een blokkade over meerdere dagen te maken. Pas daarvoor ook de tweede datum aan.
  • Het vinkje "Hele dag" zorgt ervoor dat de hele dag geblokkeerd wordt.

• Ook kun je nu optioneel een omschrijving toevoegen, bijvoorbeeld waarom je de tijd hebt geblokkeerd.

• Druk op Opslaan om de blokkade in te plannen.

Extra openingstijden aanmaken

"Open" afspraken zijn nog eenvoudiger, je voert alleen een datum en tijd in waarop je jouw agenda extra "open zet".

Afspraak doorplannen

Je kunt een nieuwe afspraak in de agenda maken, zoals hierboven beschreven. Maar als je klant net geweest is, wil je misschien precies dezelfde behandeling plannen over twee weken. Om je daarbij te helpen hebben we de 'Doorplannen'-knop. Die helpt je om exact dezelfde afspraak nog eens te herhalen.

Stap 1: Doorplan modus activeren

• Open de afspraak door erop te klikken en klik op de groene "Doorplannen" knop.

  

• Er gebeuren nu twee dingen.

  1. Allereerst wordt de doorplanmodus geactiveerd. Dit kun je zien aan het groene blokje (links)onder in beeld. In dit blokje zie de originele afspraak terug.
  2. Ook wordt de voorlopige afspraak getoond in de agenda. Deze afspraak is lichtgrijs van kleur en heeft een donkergrijze gestreepte rand.

  

  Doorplanmodus

  In doorplanmodus is het niet mogelijk om andere afspraken te openen of aan te passen. Je kunt alleen de nieuwe "doorplan" afspraak wijzigen.

Stap 2a: Nieuwe datum kiezen

Het nieuwe afspraakvoorstel wordt op de plek (tijd) van de huidige afspraak getoond. Dat is natuurlijk niet waar je hem wilt hebben. Je kunt nu op meerdere manieren de datum en tijd aanpassen. Het handigste is het volgende:

• Kies rechtsboven de week weergave als je dat nog niet gedaan hebt.

  

• Klik nu linksboven op het aantal weken dat je vooruit wilt plannen, bijvoorbeeld +4. De afspraak "beweegt" nu met de weken mee.

  

• In ons voorbeeld past de nieuwe afspraak, maar het kan ook zijn dat er al een andere afspraak op die tijd gepland staat. Of dat je iets wilt schuiven zodat het beter aansluit. Je kunt de afspraak daarvoor handmatig verslepen en de tijd aanpassen. In ons voorbeeld schuiven we de afspraak een uur naar boven, zodat hij mooi aansluit bij de openingstijd.

  

Stap 2b: Optioneel: Afspraak aanpassen

• Vind je verslepen en de tijd aanpassen zo niet handig of wil je meer aanpassen, bijvoorbeeld de behandeling of de omschrijving? Dan kun je ook op de voorlopige afspraak klikken en hem op de "normale" manier bewerken.

  

Stap 3a: Doorplannen voltooien

• Zit je nog in het week view, dan bevestig je de afspraak door op het check

  icoontje te klikken in het groene blokje. De doorplanmodus wordt gesloten en je krijgt nu de vraag of je een afspraakbevestiging naar je klant wilt sturen (mits er een e-mailadres bekend is)

• Heb je de afspraak geopend (stap 2b), dan bevestig je de afspraak door op "Aanmaken" te klikken. De afspraak wordt nu opgeslagen, de doorplanmodus wordt gesloten en ook hier krijg je de vraag of je een bevestiging naar je klant wilt sturen.

  

Stap 3b: Doorplannen afbreken

Wil je de afspraak toch niet doorplannen, dan klik je op het kruisje

in het groene blokje. Heb je de afspraak geopend (stap 2b), dan klik je daar eerst op "Annuleren". De afspraak wordt niet opgeslagen en de doorplanmodus wordt gesloten.

Afspraak verplaatsen

Natuurlijk kun je een afspraak vastpakken en verslepen, of je kunt hem openen en de tijd handmatig aanpassen. Maar als je klant je belt om een afspraak te verplaatsen, moet je waarschijnlijk een nieuwe geschikte tijd in je agenda zoeken. Daarvoor hebben we de 'Verplaatsen'-knop gemaakt.

Stap 1: Verplaats modus activeren

• Open de afspraak door erop te klikken en klik op de roze "Verplaatsen" knop.

  

• Er gebeuren nu twee dingen.

  1. Allereerst wordt de verplaatsplanmodus geactiveerd. Dit kun je zien aan het roze blokje (links)onder in beeld. In dit blokje zie de originele afspraak terug.
  2. Ook wordt de voorlopige afspraak getoond in de agenda. Deze afspraak is lichtgrijs van kleur en heeft een donkergrijze gestreepte rand.

  

  Verplaatsplanmodus

  In verplaatsplanmodus is het niet mogelijk om andere afspraken te openen of aan te passen. Je kunt alleen de "verplaats" afspraak wijzigen.

Stap 2a: Nieuwe datum kiezen

Het nieuwe afspraakvoorstel wordt op de plek (tijd) van de huidige afspraak getoond. Dat is natuurlijk niet waar je hem wilt hebben. Je kunt nu op meerdere manieren de datum en tijd aanpassen. Het handigste is het volgende:

• Kies rechtsboven het week weergave als je dat nog niet gedaan hebt.

  

• Klik nu linksboven op het aantal weken dat je vooruit wilt plannen, bijvoorbeeld -1. De afspraak "beweegt" nu met de weken mee, net als in de doorplanmodus.

  

• In ons voorbeeld past de nieuwe afspraak, maar het kan ook zijn dat er al een andere afspraak op die tijd gepland staat. Of dat je iets wilt schuiven zodat het beter aansluit. Je kunt de afspraak daarvoor handmatig verslepen en de tijd aanpassen, net als in de doorplanmodus. We zetten de afspraak in dit voorbeeld een uur later.

  

Stap 2b: Optioneel: Afspraak aanpassen

• Vind je verslepen en de tijd aanpassen zo niet handig of wil je meer aanpassen, bijvoorbeeld de behandeling of de omschrijving? Dan kun je ook op de voorlopige afspraak klikken en hem op de "normale" manier bewerken.

  

Stap 3a: Verplaatsen voltooien

• Zit je nog in het week view, dan bevestig je de afspraak door op het check

  icoontje te klikken in het donkergrijze blokje. De verplaatsmodus wordt gesloten en je krijgt nu de vraag of je een afspraakbevestiging naar je klant wilt sturen (mits er een e-mailadres bekend is)

• Heb je de afspraak geopend (stap 2b), dan verplaats je de afspraak door op "Bijwerken" te klikken. De afspraak wordt nu opgeslagen, de verplaatsmodus wordt gesloten en ook hier krijg je de vraag of je een bevestiging naar je klant wilt sturen.

  

Stap 3b: Verplaatsen afbreken

Wil je de afspraak toch niet verplaatsen, dan klik je op het kruisje

in het donkergrijze blokje. Heb je de afspraak geopend (stap 2b), dan klik je daar eerst op "Annuleren". De afspraak wordt niet opgeslagen en de verplaatsmodus wordt gesloten.

Afspraak aanpassen

Net zoals bij het maken van een afspraak, kun je een afspraak ook op twee manieren wijzigen:

1. Klikken
2. Slepen

1. Klikken

1. Open de afspraak door erop te klikken.

   

2. Druk nu linksonder op het

   icoontje.

3. Je kunt nu de behandelingen aanpassen, de datum en tijd aanpassen.

   

4. Klik op Volgende. Hier kun je nog de omschrijving aanpassen.

   

Klant wijzigen

Een klant kun je niet meer wijzigen. Wil je de klant toch veranderen? Verwijder dan de afspraak en maak een nieuwe afspraak.

5. Je krijgt na het opslaan opnieuw de vraag of je een nieuwe afspraakbevestiging wilt sturen. Dit kan alleen als de afspraak in de toekomst is en er een e-mailadres van de klant bekend is. Kies je "Ja", dan sturen wij deze mail: Bevestigings-e-mail naar klant. Kies je "Nee", dan sturen we geen mail naar je klant. Is het e-mailadres niet bekend, dan laten we je dit weten, zodat je weet dat je je klant op een andere manier moet inlichten.

   

2. Slepen

Datum wijzigen

1. Kies de maand- of weekweergave.
2. Klik op de afspraak en houdt de muis ingedrukt.
3. Sleep de afspraak naar een andere dag.
4. Laat muis los.

Tijd wijzigen (afspraak verplaatsen)

1. Kies de dag- of weekweergave.
2. Klik op de afspraak en houdt de muis ingedrukt.
3. Sleep de afspraak naar een de juiste tijd.
4. Laat muis los.

Tijd wijzigen (duur aanpassen)

1. Kies de dag- of weekweergave.
2. Ga met je cursor naar de onderkant of bovenkant van de afspraak. De cursor verandert in een boven-en-onder pijltje.
3. Klik op de rand van de afspraak en houdt de muis ingedrukt.
4. Maak de afspraak nu langer of korter door met de muis te slepen.
5. Laat muis los.

Afspraak verwijderen

1. Open de afspraak door erop te klikken.

   

2. Druk nu op het

   icoontje.

3. Bevestig dat je de afspraak wilt verwijderen.

   

4. Je krijgt nu nog de vraag of een annuleringsbericht naar je klant wilt sturen. Dit kan alleen als de afspraak in de toekomst is en er een e-mailadres van de klant bekend is. Kies je "Ja", dan sturen wij deze mail: Annuleringsbevestiging-e-mail naar klant. Kies je "Nee", dan sturen we geen mail naar je klant. Is het e-mailadres niet bekend, dan laten we je dit weten, zodat je weet dat je je klant op een andere manier moet inlichten.